Agent AI w firmie: jak oddaliśmy maszynie ofertowanie i co z tego wyszło
To nie jest tekst o tym, co „będzie można kiedyś zrobić z AI". To relacja z wdrożenia, które zbudowaliśmy dla polskiej firmy importowej — i którego architekturę powtarzamy dziś u klientów XTN. Bohater: autonomiczny agent AI, który przejął proces ofertowania od pierwszego maila do gotowej wyceny.
Jak wyglądał proces, zanim wszedł agent
Zapytanie ofertowe wpada mailem. Ktoś musi je przeczytać, przepisać dane do arkusza, sprawdzić kontrahenta, poszukać dostawców, policzyć marże, złożyć ofertę i ją wysłać. Każdy krok jest prosty — ale razem potrafią zjeść pół dnia pracy, a zapytania z wieczora czekają do rana. Klient w tym czasie pyta konkurencję.
Co dokładnie robi agent
- Czyta skrzynkę — co kilka minut sprawdza pocztę i sam wyławia zapytania ofertowe z załącznikami.
- Weryfikuje kontrahenta — po NIP sprawdza firmę w rejestrach (CEIDG, VIES, KRS) i liczy scoring zaufania: czy firma istnieje, czy nie jest zawieszona, jak długo działa.
- Robi research — wyszukuje produkty i dostawców, porównuje warianty cenowe.
- Przygotowuje wycenę — kompletny arkusz z kalkulacją marż i rekomendacją, czy w ogóle warto podjąć temat.
- Czeka na człowieka — i to jest najważniejszy punkt tej listy.
Człowiek zostaje w pętli — z wyboru, nie z konieczności
Agent niczego nie wysyła do klienta sam. Przygotowaną ofertę zatwierdza operator jednym kliknięciem, a tryb bezpieczeństwa blokuje każdą wysyłkę na zewnątrz, dopóki firma świadomie go nie wyłączy. Automatyzacja bez hamulców to proszenie się o kłopoty — automatyzacja z bramką akceptacji to dźwignia: maszyna robi 90% pracy, człowiek podejmuje decyzję.
Co się zmieniło
Przygotowanie wyceny skróciło się z godzin do minut. Zapytania nie leżą w skrzynce — agent pracuje też nocą i w weekendy. Żadne zapytanie nie ginie, bo każde ma swój status w panelu. A najciekawsze: system uczy się na własnych błędach, bo raz dziennie analizuje swoje decyzje i proponuje usprawnienia.
Czy to się opłaca w mniejszej firmie?
Agent nie musi od razu obsługiwać całego procesu. Sensowny start to jeden wąski, powtarzalny fragment: kwalifikacja zapytań, odpowiedzi na najczęstsze pytania, przygotowanie danych pod decyzję. Taki punktowy agent to koszt rzędu pojedynczego wdrożenia strony — a pracuje codziennie.
Masz proces, który zjada Wam godziny? Opowiedz nam o nim.
Bezpłatna konsultacja