Kto jest administratorem danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Sellz Prosta Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001087452 (Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS), NIP 7011192998, REGON 527990530, kapitał akcyjny 20 000,00 zł — właściciel marki XTN i serwisu xtn.pl (dalej: „my”).
W każdej sprawie dotyczącej danych osobowych napisz na adres office@xtn.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.
Jakie dane przetwarzamy i po co
Formularz wyceny i umówienia rozmowy
- Jakie dane
- Imię i nazwisko, adres e-mail, a jeśli je podasz — nazwa firmy i numer telefonu; opis projektu oraz wybrane opcje (rodzaj projektu, budżet, termin, a przy umawianiu rozmowy — temat, preferowany dzień i pora).
- Po co
- Żeby odpowiedzieć na zapytanie, umówić rozmowę z ekspertem, przygotować wycenę i ustalić szczegóły ewentualnej współpracy.
- Podstawa prawna
- Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy; gdy piszesz w imieniu firmy — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz uzasadniony interes: obsługa zapytań).
- Jak długo
- Przez czas rozmów. Jeśli dojdzie do współpracy — przez czas trwania umowy i okres przedawnienia roszczeń.
Korespondencja e-mail
- Jakie dane
- Adres e-mail, treść wiadomości i dane, które sam w niej podasz (np. w stopce).
- Po co
- Żeby prowadzić korespondencję i załatwić sprawę, z którą piszesz.
- Podstawa prawna
- Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes: komunikacja z osobami, które się z nami kontaktują.
- Jak długo
- Przez czas korespondencji, a jeśli wiadomości mogą mieć znaczenie dowodowe — do upływu przedawnienia roszczeń.
Opinie klientów
- Jakie dane
- Publikujemy: imię i nazwisko, nazwę firmy (jeśli ją podasz), ocenę, treść opinii i datę. Adres e-mail i zapis Twojej zgody przechowujemy w systemie XTN — nie są publikowane.
- Po co
- Żeby sprawdzić, że opinia pochodzi od klienta (adres e-mail porównujemy z naszą bazą klientów), opublikować ją po weryfikacji i móc wykazać Twoją zgodę. Tak samo traktujemy opinię przysłaną mailem.
- Podstawa prawna
- Publikacja — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda, wyrażona w formularzu albo w wiadomości). Weryfikacja i zapis zgody — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: rzetelność opinii i rozliczalność).
- Jak długo
- Do czasu wycofania zgody. Wystarczy e-mail na office@xtn.pl — opinię usuwamy razem z adresem i zapisem zgody.
Umowy i rozliczenia
- Jakie dane
- Dane kontrahenta i osób kontaktowych: imię i nazwisko, dane firmy, adres e-mail, telefon, dane do faktury.
- Po co
- Żeby zawrzeć i wykonać umowę oraz wypełnić obowiązki podatkowe i rachunkowe.
- Podstawa prawna
- Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa), lit. c (obowiązki prawne) oraz lit. f (dochodzenie i obrona roszczeń).
- Jak długo
- Przez czas umowy, a dokumenty księgowe — przez okres wymagany przepisami (co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego).
Bezpieczeństwo serwisu
- Jakie dane
- Adres IP, data i godzina wejścia, adres otwieranej podstrony i dane przeglądarki — w logach serwera. Przy wysyłce formularza: skrót adresu IP (zapis, z którego nie da się odczytać samego adresu) oraz dziennik decyzji zabezpieczenia: data, formularz, wynik i fragment skrótu — bez treści formularza.
- Po co
- Żeby chronić serwis i formularze przed botami i nadużyciami oraz diagnozować błędy.
- Podstawa prawna
- Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes: bezpieczeństwo serwisu.
- Jak długo
- Skróty adresów IP liczące wysyłki są potrzebne przez godzinę i usuwają się automatycznie — najpóźniej przy pierwszym użyciu formularza po upływie doby. Dziennik decyzji zabezpieczenia — 30 dni, czyszczony na tej samej zasadzie. Logi serwera — przez okres ustawiony u dostawcy hostingu.
Panel klienta
- Jakie dane
- Dane firmy (nazwa, forma działalności, NIP, REGON, KRS, adres, strona www) i osoby kontaktowej (imię, nazwisko, stanowisko, e-mail, telefon), hasło — wyłącznie w postaci skrótu, którego nie da się odwrócić — terminy i linki rozmów online, proponowane przez Ciebie terminy, oferty, zlecenia, dokumenty, wiadomości, pytania i odpowiedzi, a także dziennik zdarzeń (np. data logowania, akceptacja oferty) i skrót adresu IP przy próbach logowania. Dane, które wpiszemy przy zaproszeniu, widzisz jako propozycje — przy pierwszym wejściu je potwierdzasz albo poprawiasz. Gdy w formularzu klikniesz „Pobierz z rejestru”, łączymy się z publicznym wykazem podatników VAT Ministerstwa Finansów i przekazujemy mu wyłącznie numer NIP.
- Po co
- Żeby prowadzić współpracę w jednym miejscu: umawiać rozmowy i przypominać o nich, udostępniać oferty i dokumenty, informować o postępach zleceń oraz chronić konto przed nieuprawnionym dostępem.
- Podstawa prawna
- Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa lub działania przed jej zawarciem); dla osób kontaktowych firm — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: obsługa współpracy i bezpieczeństwo konta).
- Jak długo
- Przez czas współpracy, a potem do upływu przedawnienia roszczeń. Konto usuniemy wcześniej na Twoją prośbę (e-mail na office@xtn.pl) — razem z rozmowami, ofertami, dokumentami i historią. Skróty adresów IP z prób logowania — do doby.
Kody rabatowe
- Jakie dane
- Kod wpisany w formularzu wyceny albo umówienia rozmowy, adres e-mail z tego formularza, data i rodzaj formularza oraz skrót adresu IP (zapis, z którego nie da się odczytać samego adresu). Gdy kod trafia do konta firmy w panelu klienta — także historia kodu: odebranie, zastosowanie w ofercie, realizacja. Przy sprawdzaniu kodu przyciskiem „Zastosuj” zapisujemy tylko skrót adresu IP — licznik prób chroniący kody przed zgadywaniem.
- Po co
- Żeby uwzględnić rabat w wycenie i ofercie, przypisać zgłoszony kod do Twojej firmy, pilnować zasad promocji (jeden kod na ofertę, najwyżej raz na firmę, limit miejsc) i chronić kody przed nadużyciami.
- Podstawa prawna
- Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: rozliczalność promocji i bezpieczeństwo kodów).
- Jak długo
- Adres e-mail przy zgłoszeniu kodu, którego nie powiązaliśmy jeszcze z firmą — najdłużej 12 miesięcy, potem usuwamy go automatycznie (wcześniej, gdy zgłoszenie zamkniemy albo powiążemy z kontem firmy). Kod przypisany do konta firmy — razem z kontem w panelu klienta (karta „Panel klienta”). Licznik prób sprawdzania kodu — 15 minut, usuwany najpóźniej po dobie. Treść zapytania z kodem — jak przy formularzu wyceny.
Jak chronimy formularze przed botami
Zamiast zewnętrznej usługi typu CAPTCHA używamy własnego zabezpieczenia. Gdy zaczynasz wypełniać formularz, Twoja przeglądarka pobiera z naszego serwera krótkie zadanie obliczeniowe i rozwiązuje je w tle. Dla człowieka trwa to chwilę i nie wymaga żadnego klikania; dla programu wysyłającego setki zgłoszeń jest kosztowne.
To rozwiązanie nie zapisuje plików cookies, nie śledzi Cię i nie przekazuje danych firmom trzecim. Dodatkowo ograniczamy liczbę wysyłek z jednego adresu IP — w tym celu krótko przechowujemy jego skrót, z którego nie da się odtworzyć samego adresu (okresy: karta „Bezpieczeństwo serwisu” wyżej).
Komu przekazujemy dane
Danych nie sprzedajemy i nie udostępniamy w celach marketingowych. Dostęp do nich mogą mieć wyłącznie podmioty, z których usług korzystamy, w zakresie niezbędnym do ich wykonania i na podstawie umowy:
- LH.pl Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu — hosting serwisu i skrzynek pocztowych w domenie xtn.pl,
- podmioty wspierające nas w prowadzeniu działalności (np. obsługa księgowa) — tylko gdy dojdzie do współpracy i tylko w zakresie rozliczeń.
Dane możemy też udostępnić organom publicznym, jeśli zobowiązuje nas do tego przepis prawa.
Rozmowy online z panelu klienta odbywają się na zewnętrznych platformach (np. Google Meet, Microsoft Teams, Zoom). Dołączając do rozmowy, korzystasz z usługi danego dostawcy na jego zasadach — nie przekazujemy mu danych z panelu.
Kroje pisma Google Fonts
Serwis korzysta z krojów pisma Google Fonts pobieranych z serwerów Google. Przy otwarciu strony Twoja przeglądarka łączy się z tymi serwerami, a Google (Google Ireland Limited) poznaje Twój adres IP — tak działa każde pobranie pliku w internecie. Google może przetwarzać dane także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych.
Google Fonts nie zapisuje przy tym plików cookies. Poza krojami pisma serwis nie ładuje żadnych zasobów z zewnętrznych serwerów.
Twoje prawa
Masz prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania (poprawienia) danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie,
- wycofania zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania.
Żeby skorzystać z tych praw, napisz na office@xtn.pl. Jeśli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Czy musisz podawać dane
Podanie danych jest dobrowolne. Bez imienia i adresu e-mail nie będziemy jednak w stanie odpowiedzieć na zapytanie, a bez adresu e-mail klienta — zweryfikować i opublikować opinii.
Profilowanie i automatyczne decyzje
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i nie profilujemy osób odwiedzających serwis.
Pliki cookies
Ogólnodostępna część serwisu xtn.pl nie zapisuje plików cookies. Wyjątkiem jest panel klienta (adresy zaczynające się od xtn.pl/panel/): po zalogowaniu przeglądarka zapisuje niezbędne ciasteczko sesji xtn_panel, bez którego logowanie nie działa — znika po zamknięciu przeglądarki. Jeśli ustawisz PIN, przeglądarka zapisuje też ciasteczko zaufanego urządzenia xtn_urzadzenie (najdłużej 180 dni) — dzięki niemu PIN działa tylko na tym urządzeniu. Usuniesz je przyciskiem „Nie Ty?” na stronie logowania albo usuwając urządzenie w panelu. Oba ciasteczka obowiązują tylko w panelu i nie służą do śledzenia ani reklamy. Jako niezbędne do świadczenia usługi, o którą prosisz, nie wymagają zgody — dlatego nie wyświetlamy banera cookies. Nie używamy narzędzi analitycznych, reklamowych ani wtyczek społecznościowych. Sprawdzenie kodu rabatowego w formularzu strony nie zapisuje żadnego ciasteczka. Jeśli jesteś zalogowany do panelu klienta, przeglądarka sama dołącza do tego sprawdzenia istniejące ciasteczko xtn_panel — dzięki temu działają kody tylko dla klientów; niczego nowego wtedy nie zapisujemy.
Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób działania serwisu albo przepisy. Aktualna wersja jest zawsze pod tym adresem; obowiązuje od 8 października 2026 r.
