Automatyzacja firmy w Warszawie: jak wygląda współpraca z agencją AI

Kategorie: Automatyzacja procesówAgenci AISzkolenia z cyberbezpieczeństwaTransformacja cyfrowa

Automatyzacja firmy w Warszawie nie różni się technologią od automatyzacji w innych miastach. Różni się kontekstem: w stolicy działa bardzo dużo jednoosobowych działalności i firm usługowych, które żyją z maili, dokumentów i arkuszy. Jesteśmy agencją AI z siedzibą w Warszawie, dlatego w tym tekście pokazujemy, jak wygląda współpraca krok po kroku: od bezpłatnej rozmowy, przez mapę procesu i klikalny prototyp, po wdrożenie etapami i szkolenie zespołu. Opisujemy też, kiedy wystarczy rozmowa online, jak wyglądają nasze warsztaty stacjonarne i ile kosztuje start.

Dlaczego automatyzacja firmy w Warszawie ma sens?

Automatyzacja firmy to przeniesienie powtarzalnej pracy, takiej jak przepisywanie danych, wysyłki czy przypomnienia, z ludzi na system albo agenta AI. W Warszawie ma to szczególne znaczenie, bo działa tu bardzo dużo małych firm usługowych. Według Urzędu Statystycznego w Warszawie na koniec 2025 r. w stolicy zarejestrowanych było 598 951 podmiotów gospodarki narodowej, o 3,7% więcej niż rok wcześniej.

Z tych samych danych wynika, że 54,9% podmiotów to osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą. Najwięcej podmiotów, 19,4%, zajmowało się działalnością profesjonalną, naukową i techniczną. To między innymi kancelarie, biura rachunkowe, doradcy, agencje reklamowe oraz biura architektoniczne i inżynierskie. Ich wspólny mianownik to dużo dokumentów, dużo maili i mało czasu na przepisywanie.

Nasze hasło brzmi „Przenosimy firmę z arkuszy do XXI wieku” i dobrze opisuje, czym się zajmujemy. Budujemy systemy zamiast arkuszy, agentów AI, którzy czytają maile i formularze, oraz integracje z ERP, CRM, płatnościami, kurierami i magazynem. Pełny zakres opisujemy na stronie usługi Automatyzacja i agenci AI.

Typowe obszary automatyzacji w firmie usługowej to:

• dane z maili i formularzy trafiające do jednej bazy zamiast do kolejnych arkuszy,
• wysyłki dokumentów, przypomnienia i statusy, które dzieją się same według Twoich zasad,
• weryfikacja kontrahentów w rejestrach, m.in. w CEIDG,
• oferty i zestawienia w Excelu z formułami, gotowe do akceptacji,
• panele dla zarządu, w których sprzedaż, oferty i praca zespołu są w jednym widoku,
• asystenci klienta, którzy znają Twoją ofertę i odpowiadają na powtarzalne pytania.

Jak wygląda współpraca z agencją AI w Warszawie?

Współpraca przebiega u nas w pięciu krokach. Zaczynamy od tego, jak dziś pracujecie, a nie od gotowego pudełka z technologią.

1. Rozmowa. Pokazujesz nam arkusze, formularze i maile, na których dziś pracujecie. Pierwsza konsultacja kosztuje 0 zł.
2. Mapa procesu. Rozpisujemy, co da się przenieść do systemu i od czego zacząć, żeby szybko było widać efekt.
3. Prototyp. Klikalny prototyp oceniasz na ekranie, zanim zapłacisz za budowę.
4. Wdrożenie. Przenosimy dane z arkuszy, porządkujemy duplikaty i literówki, uczymy zespół.
5. Opieka. Monitorujemy, poprawiamy i rozwijamy, bo wdrożenie to początek, nie meta.

Rozmowa i mapa procesu

Na pierwszej rozmowie szukamy miejsc, w których zespół robi kopiuj-wklej. To dobry kandydat na pierwszy proces. To zresztą hasło naszej usługi automatyzacji: „Firma bez kopiuj-wklej”. Ogólne zasady wyboru pierwszego procesu i liczenia zysku opisujemy w poradniku od czego zacząć i jak policzyć zysk.

Na mapę procesu warto zaprosić ludzi, którzy wykonują tę pracę na co dzień. To oni znają wyjątki, o których nikt nie wspomni na zebraniu: drukowany formularz przepisywany co rano albo trzeci arkusz otwierany „tylko na chwilę”. Dzięki temu mapa jest pełniejsza, a punkt startu lepiej dobrany.

Prototyp, wdrożenie i opieka

W 48 godzin od briefu dostajesz klikalny prototyp. Oceniasz go na ekranie, a nie na obietnicach, i dopiero potem decydujesz. Budowa rusza dopiero po Twojej akceptacji prototypu i wyceny. Wdrażamy krok po kroku, bez przestojów, a po starcie zostajemy z monitoringiem, poprawkami i rozwojem.

Kiedy wystarczy rozmowa online, a kiedy spotkanie na miejscu?

Pierwsza rozmowa, prezentacja prototypu i bieżąca opieka dobrze działają online. Rozmawiamy przez Google Meet, Microsoft Teams albo Zoom, zależnie od tego, co wolisz. W formularzu wybierasz dzień i porę: rano (9–12), w południe (12–15) albo po południu (15–17). Termin potwierdzamy mailem w ciągu 24 godzin, razem z linkiem do rozmowy.

Stacjonarnie prowadzimy szkolenie z cyberbezpieczeństwa: dwa dni pokazów na żywo, warsztatów i ćwiczeń. Siedzibę mamy w Warszawie. Jeśli Twój proces opiera się na papierowych dokumentach, które łatwiej pokazać niż opisać, napisz o tym w zapytaniu, a ustalimy, jak najlepiej je obejrzeć. Odpowiadamy po polsku i po angielsku.

Sami pracujemy na co dzień na własnym panelu klienta XTN: karta klienta z pełną historią, oferty online z akceptacją klienta, rozmowy z przypomnieniem 15 minut przed i dostępy dla zespołu, w których każdy widzi to, co powinien. Podobne panele i aplikacje szyte na miarę budujemy w ramach usługi Web development, dla firm, które chcą wyjść z arkuszy.

Jakie branże w Warszawie zyskują najwięcej?

Najwięcej mogą zyskać firmy, które żyją z dokumentów i maili. W Warszawie to w dużej mierze usługi profesjonalne, czyli największa grupa podmiotów w danych GUS, a do tego handel internetowy i transport. Każdej z tych branż poświęcamy osobny artykuł, więc tu podajemy tylko najważniejsze kierunki.

Biura rachunkowe i kancelarie

Biura rachunkowe zyskują na zbieraniu dokumentów od klientów, przypomnieniach i obiegu faktur w KSeF. Szczegóły, w tym portal klienta biura, opisujemy w artykule o pracy biura rachunkowego bez pogoni za dokumentami, a sam obieg e-faktur w tekście o fakturach po wejściu KSeF. Kancelarie potrzebują przede wszystkim kalendarza terminów i bezpiecznej pracy z AI przy zachowaniu tajemnicy zawodowej. Piszemy o tym w tekście o terminach, dokumentach i AI pod kontrolą prawnika.

Agencje, doradcy i e-commerce

Agencje, doradcy i biura projektowe mogą zacząć od ofert, bo to proces, który bezpośrednio wpływa na sprzedaż. Jak skrócić drogę od zapytania do akceptacji, pokazujemy w tekście o ofertowaniu bez przepisywania. W sklepach internetowych dobrym startem są wysyłki, statusy zamówień i integracje z kurierami oraz magazynem. Więcej znajdziesz w poradniku o tym, co zautomatyzować w małym i średnim sklepie.

Tak działa nasz Agent importowy AI, projekt własny naszej grupy dla handlu B2B. Agent sprawdza skrzynkę co 5 minut, wyciąga z zapytania produkt, ilość i NIP, a następnie sprawdza firmę w rejestrach, m.in. w CEIDG. Gdy operator wpisze ceny od dostawców, agent przygotowuje wycenę w Excelu z formułami, a zarząd akceptuje ofertę jednym kliknięciem. Ten sam schemat pasuje do wielu firm usługowych, które dostają zapytania mailem.

Transport i małe firmy

Firmy transportowe dostają zlecenia mailem i muszą szybko sprawdzić przewoźnika oraz dokumenty. Agent AI może przepisać zlecenie do systemu i przygotować dane do faktury, o czym piszemy w tekście o drodze od zlecenia z maila do faktury. Z kolei osoby prowadzące działalność gospodarczą, które stanowią ponad połowę warszawskich podmiotów, powinny zacząć od jednego, najczęstszego procesu. Podpowiadamy, od którego, w artykule o tym, co zautomatyzować najpierw.

Jak wyglądają warsztaty stacjonarne i szkolenia zespołu?

Szkolenie z cyberbezpieczeństwa dla firm i instytucji prowadzimy stacjonarnie przez 2 dni. Pierwszego dnia uczymy rozpoznawać zagrożenia, drugiego zabezpieczać konta i urządzenia oraz reagować na incydent. Nowe połączenia między systemami oznaczają nowe drogi ataku, dlatego bezpieczeństwo powinno iść w parze z każdym wdrożeniem.

Szkolenie z cyberbezpieczeństwa: 10 bloków praktyki

Program ma 10 bloków, po pięć na każdy dzień. Najważniejsze z nich to:

• phishing, fałszywe telefony i przejmowanie kont,
• podejrzane pliki, malware i ransomware,
• płatności, faktury i KSeF z perspektywy bezpieczeństwa,
• warsztat: hasła, weryfikacja dwuetapowa i odzyskiwanie dostępu,
• ćwiczenia z rozpoznawania oszustw,
• symulacja incydentu.

Zajęcia opierają się na praktyce: pokazy na żywo i laboratorium sześciu prawdziwych komunikatów do rozpoznania. Po zajęciach zostają film na każdy dzień szkolenia i karty pracy do powtórki. Pełny program omawiamy w tekście szkolenie z cyberbezpieczeństwa dla firm, a sposoby rozpoznawania oszustw w artykule o phishingu w firmie. Aktualne informacje o obowiązkach w KSeF publikuje Ministerstwo Finansów.

Szkolenie z AI w biznesie

Program „Automatyzacja i AI w biznesie” dopasowujemy do zespołu. Pokazujemy, jak zamienić arkusze i formularze w system, które zadania można oddać agentom AI i jak zrobić to bezpiecznie. Uczymy na prawdziwych przykładach: agent ofertowy, panel klienta i kokpit treści, który sam sprawdza 22 wymogi SEO.

Pokazujemy też zasadę, której trzymamy się przy agentach AI: wysyłki na zewnątrz zawsze zatwierdza człowiek. Ofertę znajdziesz na stronie Szkolenia, a program dla pracowników w artykule szkolenie z AI dla pracowników.

Jak wdrażamy etapami, bez przestojów?

Wdrożenie etapami oznacza, że firma pracuje normalnie, a nowy system przejmuje kolejne zadania stopniowo. Nie wyłączamy arkuszy z dnia na dzień. Zaczynamy od procesu wybranego na mapie, sprawdzamy go na realnych scenariuszach, a dopiero potem dokładamy kolejne.

Nie musisz też wyrzucać tego, co działa. Łączymy nowe narzędzia z Twoim ERP, CRM, płatnościami, kurierami i magazynem, więc dane wpisane raz trafiają do wszystkich systemów, a Ty przestajesz być pośrednikiem między programami. Dzięki temu automatyzacja w Twojej firmie nie zaczyna się od rewolucji, tylko od jednego połączenia, które zdejmuje z zespołu przepisywanie.

Przed każdym etapem warto sprawdzić kilka punktów:

• czy dane zostały oczyszczone z duplikatów i literówek,
• kto akceptuje działania agenta i w jakim terminie,
• czy każdy krok agenta trafia do dziennika,
• kto w zespole przeszedł szkolenie,
• jak wrócić do poprzedniego sposobu pracy, jeśli coś pójdzie nie tak.

Excel nie musi przy tym zniknąć. Zostaje tam, gdzie się sprawdza, na przykład do analiz, a system przejmuje to, co dziś wymaga przepisywania i pilnowania wersji: klientów, oferty i zamówienia. Przejście od arkuszy do systemu opisujemy w artykule o Excelu w firmie: od makr i Power Query do jednego systemu.

Naszym zdaniem nowy system nie powinien zaczynać od bałaganu. Dlatego dane z arkuszy przenosimy razem z porządkowaniem, a nie „jak leci”: duplikaty i literówki znikają, zanim trafią do nowej bazy.

Ile kosztuje wdrożenie AI w firmie w Warszawie?

Ceny startowe są te same, które publikujemy w sekcji Pakiety: pakiet Agent AI od 5 900 zł netto, strona lub landing od 3 900 zł netto, sklep internetowy AI od 8 900 zł netto, a aplikacja lub MVP od 14 900 zł netto. Ceny „od” są orientacyjne, a pierwsza konsultacja i wycena kosztują 0 zł. Wyceniamy zakres, bez licznika godzin, więc kwotę i termin znasz przed startem.

Składniki ceny, koszty, które łatwo przeoczyć, i wzór na zwrot z inwestycji opisujemy w osobnym artykule o tym, ile kosztuje automatyzacja firmy. Mikro, małe i średnie firmy mogą też skorzystać z usług Europejskich Hubów Innowacji Cyfrowych, które według Ministerstwa Rozwoju i Technologii są dla nich nieodpłatne i stanowią pomoc de minimis.

Pokaż nam, jak dziś pracujecie, a wskażemy, co przenieść do jednego systemu najpierw. Zobacz nasze wdrożenia albo od razu opisz, czego potrzebujesz. Agenci AI pracują też w nocy, a my na zapytanie odpowiadamy w ciągu 24 godzin.

Przeczytaj także:

• Ile kosztuje automatyzacja firmy? Ceny, składniki kosztu i zwrot z inwestycji
• Wdrożenie agenta AI w firmie krok po kroku: proces, dane, nadzór i AI Act
• CRM na miarę czy gotowy system? Uczciwe porównanie dla firmy, która wychodzi z Excela

Prowadzisz firmę w Warszawie i chcesz przenieść ją z arkuszy do jednego systemu? Zacznij od bezpłatnej konsultacji.

Umów konsultację Zobacz szkolenie